Apskrita transportavimo dokumentų byla, kvitų spausdinimas, paieška byloje pasikeitus užsakymui ir atitinkamų lapų keitimas –taip daugelyje logistikos įmonių tvarkomi logistikos užsakymai ir konteinerių paraiškos. Nepaisant turimos programinės įrangos, panaši situacija buvo ir „BD Containerhandel und Logistik GmbH”Brėmene.
Sveikas apyvartinis aplankas
Štai Ole Brümmeris praėjusį rudenį pradėjo dirbti savo tėvo įmonėje filialo vadovu ir generalinio direktoriaus įpėdiniu. Ieškodamas efektyvesnių ir skaitmeninių procesų sprendimo, jis sužinojo apie „Indiwa Digitale Kommunikation GmbH”iš Brėmeno. Kaip logistikos programinės įrangos tiekėja, ji susidomėjo savo specializuotu produktų asortimentu, kurį sudaro „Contado”–konteinerių vežimo TMS programinė įranga ir „Tarico”–tarifų valdymo programinė įranga. „Direktorius Ingo Litekas skyrė laiko mums viską paaiškinti, o vėliau savo programinės įrangos produktus pritaikė tiksliai pagal mūsų poreikius, naudodamas modulinę sistemą. Atkreipiau dėmesį į komandos patirtį –ir kaip programinės įrangos kūrėjų, ir, be to, kaip buvusių logistikos specialistų. Tada „Indiwa”dalyvavo diegimo ir mokymo procese įmonėje, kad viskas veiktų nuo pat pirmos dienos. Visas perėjimas buvo paprastas ir užtruko trumpiau, nei tikėjomės.”
Skaitmeninimas palengvina darbą
Programinė įranga gali dirbti tik su tuo, kas buvo įvesta anksčiau. Būtent šiuo klausimu Ole Brümmeris skatina savo kolegas iš šios pramonės šakos skenuoti biure: „Taip, pirmojo užsakymo aplanko nuskaitymas užtruko 15 minučių. Po to viskas vyko vis greičiau ir greičiau. Tai labai palengvina mūsų darbą. Dabar iš kiekvienos darbo vietos galime matyti visų užsakymų ir užklausų būseną, skaitmeniniu būdu apdoroti duomenis ir, svarbiausia, tam tikri procesai, pavyzdžiui, sąskaitos faktūros sukūrimas, atliekami automatiškai vienu pelės paspaudimu. Vėlesnis archyvavimas dabar yra visiškai paprastas, be pilnų lentynų. Darbas su subrangovais taip pat tapo lengvesnis ir aiškesnis visiems.”
Ole Brümmeris džiaugiasi ir ekologiniu aspektu, nes nuo užsakymo gavimo iki sąskaitos faktūros išrašymo Brėmeno biure taupomas spausdinimo rašalas ir popierius. Naują skaidrumą ir efektyvumą, kurio, jo nuomone, šiandien reikia ekspeditoriui ir paslaugų teikėjui, papildo gera patirtis, įgyta bendradarbiaujant su verslo partnere „Indiwa”. „Tuo pačiu metu, kai buvo keičiama programinė įranga, atidarėme antrą filialą. Ir šiuo atveju „Indiwa”išsprendė situaciją kartu su mumis ir už mus, todėl galime, pavyzdžiui, siųsti tą patį laišką ar informaciją vienu metu su skirtingais siuntėjais visose vietose ir niekur nėra jokio chaoso.”
Nepaisant automatizacijos, programinė įranga nepakeičia mąstymo, tačiau palengvina veiksmus. Iš pradžių tai yra investicija, kuri gali atrodyti rizikinga. Tačiau iš savo geros patirties galiu pasakyti, kad skaitmeninimas yra naudingas visiems logistikos proceso dalyviams.